Funktionsweise, Vorteile, Nutzung und Tipps
Ein VoIP Telefon ermöglicht Unternehmen, über das Internet zu telefonieren statt über klassische Telefonleitungen. Die Technologie Voice over IP (VoIP) überträgt Sprachdaten digital über ein IP-Netzwerk. Dadurch profitieren Unternehmen u. a. von geringeren Kosten und einer besseren Sprachqualität. In diesem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über VoIP Telefone wissen sollten.
Die wichtigsten Themen auf einen Blick
Was ist ein VoIP Telefon?
Ein VoIP Telefon ist ein Telefon, das Gespräche über das Internet überträgt. Die Technologie dahinter ist Voice over IP (kurz: VoIP, lang: Voice over Internet Protocol). Dabei wird die Sprache digitalisiert, in kleine Datenpakete umgewandelt und über ein Netzwerk übertragen.
VoIP Telefone ähneln in gewisser Weise herkömmlichen schnurgebundenen Telefonen. Auch bei VoIP- bzw. IP-Telefonen gibt es – wie bei anderen Telefonen auch – einen Hörer, Tasten und einen Anschlussport. Neben physischen VoIP Telefonen gibt es auch Apps, sogenannte Softphones, über die beispielsweise auf PCs oder Laptops telefoniert werden kann.
Im Gegensatz zur klassischen Festnetztelefonie benötigt ein VoIP Telefon keine herkömmliche Telefonleitung. Stattdessen nutzt es einen IP-Anschluss (Internet Protocol-Anschluss) und verbindet sich über einen Router mit dem Internet. Solange also eine Internetverbindung vorhanden ist, telefonieren Sie im Büro, im Home Office oder von unterwegs standortungebunden und geräteunabhängig.
Aus der Praxis:
IP Telefonie wird zunehmend zum Standard. Viele Unternehmen ersetzen ihre früheren ISDN- oder analogen Telefonsysteme durch moderne VoIP-Lösungen.
Welche Arten von VoIP Telefonen gibt es?
Es gibt unterschiedlicher Arten von VoIP Telefonen. Die Auswahl hängt vor allem vom Einsatzbereich im Unternehmen ab. Unabhängig davon, welche Art Sie nutzen, alle Varianten greifen auf denselben VoIP-Anschluss zu. Hier finden Sie die gängigsten Arten von VoIP Telefonen:
| Art des Telefons | Beschreibung |
|---|---|
| IP Telefon (schnurgebunden) | Klassisches Tischtelefon mit LAN-Anschluss |
| IP Telefon (schnurlos) | DECT-Telefon für flexible Nutzung |
| Softphone | Software auf PC oder Laptop |
| App | Software auf Smartphones |
Die wichtigsten Features eines VoIP Telefons
Die VoIP Technologie bietet qualifizierte Lösungen in Bezug auf Qualität und Sicherheit der Kommunikation und deren Kosten. Moderne VoIP Telefone bieten zudem eine Vielzahl von Funktionen, die über die klassische Telefonie hinausgehen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Wähltasten und Funktionstasten für schnelle Anrufsteuerung
- Zugriff auf ein internes oder cloudbasiertes Telefonbuch
- Unterstützung von HD-Telefonie für bessere Sprachqualität
- Konferenzschaltungen mit mehreren Teilnehmern
- Einfache Integration von Headsets
Darüber hinaus bieten viele Geräte zusätzlich Sicherheitsfunktionen wie z. B. verschlüsselte Telefonie oder die Verwaltung von Sperrlisten für ein- und ausgehende Anrufe.
Vorteile von VoIP Telefonen im Überblick
Der größte Vorteil eines VoIP Telefons liegt in seiner Flexibilität. Da Gespräche über das Internet übertragen werden, können Unternehmen ihre Kommunikation einfacher skalieren und an neue Anforderungen anpassen.
Ein weiterer wichtiger Faktor sind die Kosten. Im Vergleich zu klassischen Telefonsystemen fallen häufig geringere Grundgebühren und Verbindungspreise an, insbesondere bei internationalen Gesprächen.
- Niedrige Kommunikationskosten: Im Vergleich zur klassischen Telefonie ist VoIP Telefonie deutlich günstiger. Häufig fallen geringere Grundgebühren und Verbindungspreise an. Besonders für Businesskunden, die regelmäßig ins Ausland telefonieren oder viele Gespräche im deutschen Festnetz führen, ergeben sich oft deutliche Kostenvorteile. Eine weitere Ersparnis ergibt sich durch den Verzicht auf kostspielige Altgeräte, die nicht mehr gewartet werden müssen.
- Flexible Nutzung an verschiedenen Standorten: Egal, ob Sie an Ihrem Schreibtisch, unterwegs oder zu Hause sind: Sie bleiben immer unter derselben Nummer erreichbar. Beispielsweise können Sie Voicemail-Nachrichten per E-Mail empfangen und auf jedem Wiedergabegerät anhören.
- Einfach bereitzustellen und zu integrieren: VoIP Installationen erfordern nur minimale technische Fachkenntnisse. Darüber hinaus lässt sich VoIP Telefonie problemlos mit CRM-Systemen, Helpdesk-Tools oder Collaboration-Software verbinden. Das ermöglicht jederzeit eine einfache und kostengünstige Anpassung von Kapazitäten und Funktionen.
- Hohe Sprachqualität durch HD-Telefonie: VoIP Telefonie ermöglicht klare Gespräche in HD-Qualität, die in der Regel besser sind als Gespräche in ISDN-Qualität.
- Gesteigerte Produktivität: VoIP vereinheitlicht die Kommunikation. Veraltete Dienste und Geräte sind oft funktionseinschränkend und schwierig in neue Technologien zu integrieren. VoIP hingegen bietet eine Fülle von Funktionen, die helfen, schneller zu arbeiten und produktiver zu sein.
- Zentrale Verwaltung über eine Cloud Telefonanlage: Auf meist sehr intuitiven Benutzeroberflächen können Unternehmen Nebenstellen, Rufweiterleitungen und Einstellungen zentral steuern und Änderungen schnell und einfach selbst vornehmen.
Viele Unternehmen kombinieren VoIP Telefonie mit einer VoIP Telefonanlage, um Nebenstellen, Warteschleifen und Weiterleitungen zentral zu steuern.
Wie funktioniert ein VoIP Telefon?
Ein VoIP Telefon funktioniert, indem es Sprache in digitale Datenpakete umwandelt und über ein IP-Netzwerk überträgt. Diese Daten werden anschließend beim Empfänger wieder in hörbare Sprache zurück verwandelt.
Technisch basiert die Kommunikation auf mehreren Protokollen. Besonders wichtig sind das Session Initiation Protocol (SIP) und das Real-time Transport Protocol (RTP), wobei SIP die Verbindung zwischen zwei Teilnehmern aufbaut und RTP den eigentlichen Sprachstrom überträgt. Der Sprachstrom wird dabei als sogenannter RTP-Stream über das Netzwerk übertragen.
Wie funktioniert ein VoIP-basiertes Telefonsystem?
Das VoIP Telefon nimmt die Stimme auf und wandelt sie in digitale Daten um. Diese Daten werden über den Router und das Internet übertragen und beim Empfänger wieder in Sprache umgewandelt. Diese Technik ermöglicht es, Gespräche weltweit über denselben Anschluss zu führen.
Voraussetzungen und Kompatibilität: Was brauche ich für VoIP Telefonie?
Damit VoIP Telefonie zuverlässig funktioniert, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein. Die wichtigste Grundlage ist eine stabile Internetverbindung. Für den Betrieb eines VoIP Telefonsystems benötigen Sie mehrere technische Komponenten, die gemeinsam eine zuverlässige Kommunikation ermöglichen:
- Einen Breitband-Internetanschluss
- Einen VoIP-fähiger Router
- Einen VoIP Anschluss oder SIP Zugangsdaten eines VoIP-Anbieters (SIP-Account)
- Ein kompatibles Endgerät wie ein IP Telefon oder Softphone
Der VoIP Router stellt dabei die Verbindung zwischen dem Unternehmensnetzwerk und dem Internet her. Über den SIP Account erhalten Nutzer die notwendigen Zugangsdaten zur VoIP Telefonie. Die Endgeräte werden anschließend über LAN oder WLAN miteinander verbunden. Das eigentliche Gespräch erfolgt schließlich über das Endgerät selbst.
Auch die Bandbreite spielt eine wichtige Rolle. Für ein einzelnes Gespräch werden im Durchschnitt etwa 100 kBit/s pro Sprachkanal benötigt.
Das richtige VoIP Telefon auswählen
Die Auswahl eines passenden VoIP Telefons hängt stark davon ab, wie ein Unternehmen kommuniziert und welche Funktionen es benötigt.
Während kleine Teams häufig einfache Tischtelefone nutzen, benötigen größere Organisationen oft Geräte mit erweiterten Funktionen, wie zum Beispiel mehreren Leitungen oder Headset-Integrationen.
Unabhängig von Teamgröße und Funktionsumfang sollten diese Kriterien bei der Auswahl berücksichtigt werden:
- Kompatibilität mit der bestehenden Telefonanlage um die Verbindung zur bestehenden Infrastruktur beibehalten zu können.
- Die Unterstützung von SIP-Zugängen ist eine technische Voraussetzung für VoIP Telefonie.
- Audioqualität und HD-Telefonie ist entscheidend für die Gesprächsqualität Ihrer Gespräche.
- Erweiterungsmöglichkeiten für zusätzliche Funktionen oder Headsets, um auch bei veränderten Bedingungen flexibel zu bleiben.
VoIP Telefonie mit comdesk
Mit VoIP Telefonie von comdesk gestalten Sie Ihre Kommunikation flexibel und standortunabhängig.
Neben einer einfachen Einrichtung und flexibler Erweiterungen für neue Mitarbeitende oder Nebenstellen, bietet die VoIP Telefonie von comdesk zusätzlich Integrationsmöglichketen für CRM- und Helpdesk-Systeme sowie Collaborations-Tools.
comdesk steht für Software „Made in Germany“, bietet DSGVO-konforme Business-Kommunikation sowie eine flexible und skalierbare VoIP Telefonie für Unternehmen jeder Größe.
VoIP Telefon: FAQ
Was ist ein VoIP Telefon und wie funktioniert es?
Ein VoIP Telefon überträgt Gespräche über das Internet. Die Sprache wird digitalisiert und in Form von Datenpaketen über ein Netzwerk übertragen.
Wie viel kostet VoIP Telefonie?
VoIP Telefonie-Kosten setzen sich aus Kosten für Hard- und Software zusammen und variieren stark je nach Anbieter und Nutzung. Basistarife für die Software beginnen bereits bei geringen Beträgen (bis zu 5 € im Monat). Cloud Telefonanlagen bieten oft günstige Flatrates oder Minutenpreise an. Zusätzlich entstehen noch Kosten für die Hardware, wie z. B. die IP Telefone selbst.
Was brauche ich für die Umstellung auf ein VoIP Telefon?
Sie benötigen eine Internetverbindung, einen VoIP-Router, Zugangsdaten eines VoIP-Anbieters sowie ein kompatibles VoIP-Endgerät.
Kann jedes Telefon für VoIP genutzt werden?
Nicht jedes Telefon ist direkt mit der VoIP Telefonie kompatibel. Analoge Geräte können jedoch mit einem ATA-Adapter (Analog Terminal Adapter) in VoIP-Systeme integriert werden.
Welche Bluetooth-Headsets sind für VoIP geeignet?
Ein gutes Bluetooth-Headset für VoIP bietet klare Sprachqualität, stabile Verbindung und ausreichend Akkulaufzeit. Wichtig ist zudem die Kompatibilität mit der eingesetzten VoIP Software und den eingesetzten Geräten. Für professionelle Gespräche empfehlen sich Modelle mit Geräuschunterdrückung, insbesondere in lauter Umgebung wie Großraumbüros oder am Empfang.
Welche VoIP Telefone gibt es?
Es gibt verschiedene Varianten von VoIP Telefonen: Klassische Tischtelefone (schnurgebunden), schnurlose IP Telefone, Softphones für PC oder Laptop sowie mobile Apps für Smartphones. Die passende Lösung ist abhängig vom Arbeitsalltag, ob z. B. feste Arbeitsplätze genutzt werden oder flexibel von unterwegs gearbeitet wird.
Sind wir mit VoIP an bestimmte Geräte gebunden?
Nein. Wir empfehlen bei Neuanschaffungen von IP-fähigen Endgeräten gerne SNOM-Geräte, da diese sich in der Handhabung bewährt haben und mit den comdesk Lösungen für Sie bequem per Autoprovisionierung konfigurierbar sind. Sollten Sie aber bereits andere IP Telefone besitzen oder sich für einen anderen Anbieter entscheiden, können wir Sie selbstverständlich auch bei der Einrichtung dieser Geräte unterstützen.
