Guter Kundenservice ist in vielen Unternehmen eine wichtige Säule. Niemand möchte seine Kunden lange in einer Warteschleife warten lassen, um ihn mit einem Mitarbeiter verbinden zu können. In unserem Beitrag stellen wir Ihnen 5 Tipps für einen optimalen Kundenkontakt im Kundenservice vor und wie Sie ein positives Kundenerlebnis schaffen.
Die wichtigsten Themen auf einen Blick
Die Bedeutung des Kundenkontakts
Jede Interaktion eines Kunden mit Ihrem Unternehmen trägt einen Teil zum Gesamtbild Ihres Unternehmens oder Ihrer Marke bei. Jedes Mal, wenn ein Kunde im Kontakt mit einem Mitarbeiter des Kundenservices Ihres Unternehmens steht, betrachtet er diesen als Vertreter des Unternehmens. Daher ist ein guter Kundenkontakt und ein positives Erlebnis der Interaktion so wichtig. Gut umgesetzt verschafft eine gute Kundenkommunikation Ihrem Unternehmen nicht nur eine hohe Kundenzufriedenheit, sondern auch eine langfristige Kundenbindung.
Die Aktionen im direkten Kontakt mit dem Kunden können dabei unterschiedlich ausfallen. Es können persönliche Gespräche sein, die Interaktion über E-Mail, das klassische Telefonat oder eine Reaktion in den sozialen Medien. Auch die direkte Kommunikation zum Beispiel am Verkaufsort, in Meetings, Telefonaten und Video-Calls gehört dazu. Als indirekte Kommunikation gelten dabei E-Mails, Kontaktformulare oder der Live-Chat.
Interaktion mit Kunden ist dabei allerdings nicht immer nur erfreulich. Worauf Servicemitarbeiter achten sollten, damit die Kommunikation mit den Kunden bestmöglich gelingt, haben wir hier für Sie zusammengefasst.
1. Der Kunde ist König
Im Kundenservice ist dieser Spruch schon lange ein Leitbild und wird es voraussichtlich auch bleiben. Ziel des Kundenservices ist es nun mal die Wünsche oder Probleme eines Kunden zu lösen. Personas können dabei helfen, wie man sich bspw. auf aufbrausende oder wütende Kunden einstellen kann und wie man am besten mit ihnen umgeht.
2. Wichtige Daten schon bereit halten
Besonders bei Touchpoints im Online-Kundenservice ist das ein wichtiger Punkt. Wenn der Kunde schon lange in einer Warteschleife war, sollte vermieden werden, dass er sich vielfach wiederholen muss oder der Mitarbeiter viel Zeit benötigt, um die benötigten Daten zu finden. Dabei ist es für beide Seiten vorteilhaft, wenn alle Informationen zu den Kontaktdaten und zum laufenden Problem bereits vorliegen. CRM-Systeme sind hierfür ein sehr hilfreiches Tool.
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3. Kundenwünsche beachten
Mehrere Touchpoints Ihren Kunden zur Verfügung zu stellen, bringt den Vorteil, dass die Kunden nach ihren Präferenzen und Verfügbarkeiten Ihr Unternehmen kontaktieren können. Manche Kunden können und wollen bspw. nur per E-Mail kommunizieren oder andere bevorzugen es, aus zeitlichen Gründen zu ganz bestimmten Uhrzeiten anrufen zu können.
4. Kommunikationsführung
Die Kommunikationsführung ist ein simples Mittel um sowohl dem Kunden das Gefühl zu geben, dass alle seine Anliegen bearbeitet werden, als auch, dass die Zeit möglichst effizient genutzt wird. Eine proaktive Kommunikation vonseiten des Supportmitarbeiters zeigt dem Kunden, dass Ihnen seine Zufriedenheit wichtig ist. Zeitgleich kann der Mitarbeiter trotzdem in einem angemessenen Tempo auf das eigentliche Anliegen zu sprechen kommen.
5. Kommunikationsstrategie
Klare und eindeutige Umgangsformen sorgen dafür, dass es nicht zu viel Spielraum für Interpretation und Missverständnisse gibt. Der Fokus sollte dabei auf einer möglichst direkten Kommunikation liegen, die von Höflichkeit und Kundenorientierung begleitet wird.
Damit auch gelegentlich schwierigere Kundenkontakte gut bewältigt werden können, sollten die Mitarbeiter dafür geschult werden, dass Ärgernisse dieser Art zum Berufsbild eines Kundenservice-Mitarbeiters gehören. Wenn ihnen im Vorhinein eine Strategie an die Hand gegeben wird, wie sie diese Situationen bewältigen können, können sie damit viel gelassener umgehen. Das wiederum wirkt sich positiv auf das Kundenerlebnis aus.
Fazit: Guter Kundenservice ist elementar
Mit einer professionellen Kundenservice Software können Sie den hohen und steigenden Kundenansprüchen zu jeder Zeit gerecht werden. Kontaktieren Sie uns, um in einem kostenlosen und unverbindlichen Gespräch mehr über den Einsatz unserer comdesk Contact Center Software mit ACD in Ihrem Unternehmen zu erfahren.
