Cloud-Telefonanlagen-Funktion: Mail2Fax
Senden Sie mit dieser Funktion der comdesk Cloud-Telefonanlage Faxe direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach und sparen Sie sich das herkömmliche Faxgerät.
Comdesk Mail2Fax
Versenden Sie Ihre E-Mails ganz bequem als Fax
Die Funktion „Mail2Fax“ der comdesk Cloud-Telefonanlage bietet Ihnen eine flexible und moderne Lösung für die Übermittlung von Dokumenten direkt über Ihre E-Mail-Anwendung. So versenden Sie mit der Mail2Fax-Funktion mühelos Faxe ohne ein Faxgerät und von jedem Ort und verzichten auf lästige Papierstapel und sperrige Faxgeräte.
Wie funktioniert die „Mail2Fax“-Funktion?
- Erhalt einer individuellen Mail2Fax E-Mail-Adresse: Sie erhalten eine spezielle E-Mail-Adresse von comdesk, die Sie für das Versenden Ihrer Faxe verwenden. Diese Adresse ist einzigartig für Ihren Account und dient als Ziel für Ihre Faxe.
- Verfassen der E-Mail: Öffnen Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Anwendung auf Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet. Schreiben Sie eine neue E-Mail und geben Sie die Ziel-Faxnummer in die Betreffzeile ein.
- Inhalt hinzufügen:
- E-Mail-Anhang: Wenn Sie eine PDF-Datei oder TIF-Datei als Anhang zu Ihrer E-Mail hinzufügen, wird der Inhalt dieser Datei als Fax versendet. Dies eignet sich hervorragend für Dokumente, die in ihrem Originalformat übermittelt werden sollen.
- E-Mail-Text: Alternativ können Sie den gewünschten Inhalt direkt im Textbereich der E-Mail eingeben. Unser System erkennt den E-Mail-Text automatisch und wandelt ihn in ein Faxformat um.
- Versenden der E-Mail: Klicken Sie auf „Senden“. Ihr Fax wird durch unser System in das passende Format konvertiert und an das Ziel-Faxgerät übermittelt.
- Bestätigungs-E-Mail: Nach dem erfolgreichen Versand erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, die Sie darüber informiert, dass Ihr Fax erfolgreich gesendet wurde. Sollte es zu Problemen kommen, erhalten Sie ebenfalls eine entsprechende Benachrichtigung.
Für detaillierte Informationen und Anleitungen zum Mail2Fax-Modul, besuchen Sie unseren Hilfeartikel.
Wie erstelle ich Absenderprofile für die Mail2Fax-Funktion?
- Verschiedene Absenderprofile: Mit Mail2Fax können Sie verschiedene Absenderprofile anlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen Faxe senden sollen.
- Hinterlegen von E-Mail-Adressen: Beim Erstellen eines Absenderprofils geben Sie eine E-Mail-Adresse an, die das Profil verwenden soll. Wenn Sie beispielsweise „@ihre-firma.de“ als E-Mail-Domain hinterlegen, sind alle E-Mails von Absendern mit dieser Endung berechtigt, die Mail2Fax-Adresse zu nutzen.
- Verwaltung der Profile: Die Verwaltung der Absenderprofile erfolgt über Ihren comdesk-Kundenzugang. Hier können Sie neue Profile erstellen, bestehende bearbeiten oder löschen, und sicherstellen, dass nur autorisierte Absender die Mail2Fax-Funktion nutzen können.
Vorteile von Mail2Fax
- Kein Faxgerät erforderlich: Versenden Sie Faxe ohne ein physisches Faxgerät, was Ihnen Kosten und Platz spart
- Ortsunabhängigkeit: Senden Sie Faxe von überall aus, solange Sie Zugang zu Ihrem E-Mail-Konto haben
- Flexibilität: Nutzen Sie Ihr vertrautes E-Mail-Programm, um Faxe zu versenden, ohne zusätzliche Software oder Hardware
- Einfache Bedienung: Versenden Sie Faxe durch einfache E-Mail-Kommunikation, ohne sich mit komplizierten Faxgeräten auseinandersetzen zu müssen
Häufig gestellte Fragen zur Mail2Fax-Funktion
Wie richte ich Mail2Fax ein?
Die Einstellungen zur Mail2Fax-Funktion finden Sie unter „Rufnummern & Routings“ > „Routings verwalten“ im Routingmodul Mail2Fax. Hier können Sie verschiedene Anpassungen vornehmen und neue Absender-Profile hinzufügen. Weitere Informationen zu allen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in unserem Hilfecenter.
Kann ich mit der Mail2Fax-Funktion ein Fax an mehrere Empfänger senden?
Ja, Sie können Faxe an mehrere Empfänger gleichzeitig senden. Hier sind zwei Methoden, wie Sie dies tun können:
- Verwendung einer Textdatei für mehrere Empfänger: Erstellen Sie eine Textdatei mit dem Namen „zielrufnummern.txt“, in der Sie die Faxnummern der Empfänger auflisten. Diese Datei können Sie als Anhang Ihrer E-Mail hinzufügen.
- Mehrere Empfänger in der Betreffzeile: Geben Sie einfach die Faxnummern der Empfänger in die Betreffzeile Ihrer E-Mail ein, getrennt durch Semikolons, ohne Leerzeichen.
Benötige ich ein Faxgerät?
Nein, für die Nutzung von Mail2Fax benötigen Sie kein Faxgerät. Der Fax-Versand erfolgt einfach und bequem vom PC oder Mac. Ganz ohne extra Hardware.
Gibt es eine Begrenzung für die Größe des Anhangs bei Mail2Fax?
Die Dateigröße für Anhänge ist auf maximal 5 MB beschränkt.