Cloud-Telefonanlagen-Funktion: Fax2Mail
Mit dieser Funktion der comdesk Cloud-Telefonanlage empfangen Sie Faxe ganz einfach als E-Mail und sparen sich das Faxgerät.
Comdesk Fax2mail
Faxe direkt in Ihrem E-Mail-Postfach empfangen
Mit der comdesk Cloud-Telefonanlage und der „Fax2Mail“-Funktion können Sie sich vom traditionellen Faxgerät verabschieden. Die Fax2Mail-Funktion ermöglicht es Ihnen, Faxe direkt als E-Mail zu empfangen. Ganz einfach und effizient. Neben der Individualisierung einer individuellen Fax-Kopfzeile können Sie auch zwischen unterschiedlichen Formaten wählen.
Fax2Mail konvertiert eingehende Faxe in ein digitales Format und sendet sie automatisch als E Mail-Anhang an Ihre persönliche oder geschäftliche E-Mail-Adresse. Dieser Prozess erfolgt nahtlos und ohne die Notwendigkeit für ein physisches Faxgerät.
Sie haben die Möglichkeit, einen Passwortschutz für empfangene Faxdokumente zu aktivieren, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten. Eine innovative QR-Reader-Funktion erleichtert das schnelle Scannen und Verarbeiten der Informationen. Darüber hinaus können Faxe nicht nur per E-Mail, sondern auch über die intuitive Weboberfläche oder via REST API abgerufen werden.
Unsere Telefonanlage bietet dabei die Flexibilität, Faxe in verschiedenen Formaten auszugeben:
- TIFF
- Single
Das Format „Tagged Image File“ (TIFF) wird hauptsächlich von größeren Unternehmen genutzt und bietet den Vorteil, dass Texte mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) automatisch den zuständigen Bearbeitern zugewiesen werden können.
Zusammengefasst
- Erhalten Sie Faxe direkt in Ihrem E-Mail-Postfach
- Keine Hardware erforderlich
- Umweltschutz durch weniger Papier
Häufig gestellte Fragen zur Fax2Mail-Funktion der comdesk Cloud-Telefonanlage
Wie richte ich die Fax2Mail Funktion ein?
Die Einrichtung der Fax2Mail Funktion in Ihrer Cloud Telefonanlage erfolgt einfach und intuitiv über unser Routing-Modul „Fax2Mail“. Hier können Sie spezifische Einstellungen vornehmen, um die Faxdienste optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Folgen Sie diesen Schritten, um die Funktion zu konfigurieren:
- Faxe empfangen: Nach der Konfiguration empfangen Sie automatisch Faxe als E-Mail-Anhang an die hinterlegten Adressen.
- Rufnummer auswählen: Wählen Sie die Rufnummer aus, die Sie für den Faxempfang verwenden möchten.
- Routingmodul zuweisen: Legen Sie das Routingmodul „Mail2Fax“ auf die ausgewählte Rufnummer.
- Empfänger eingeben: Tragen Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, an die Faxe gesendet werden sollen.
Wie sicher ist der Fax2Mail-Service?
Der Empfang eines Faxes per E-Mail durch unsere Fax2Mail-Funktion, oft auch als Webfax bezeichnet, ist grundsätzlich genauso sicher wie der Empfang einer herkömmlichen E-Mail. Um die Sicherheit weiter zu erhöhen und Ihre Dokumente zu schützen, bieten wir zusätzliche Sicherheitsfunktionen an:
- Zusätzlich ermöglicht unsere Webfax-Lösung, dass Faxnachrichten direkt nach ihrem Versand automatisch gelöscht werden und somit ausschließlich in Ihrer Obhut verbleiben.
- Dokumente, die über das Fax2Mail-System versendet werden, können mit einem Passwort verschlüsselt werden. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Empfänger Zugang zu den sensiblen Informationen erhalten.
Kann ich meine Faxe auch direkt im CRM-System erhalten?
Ja, es ist möglich, Ihre Faxe direkt in Ihr CRM-System zu integrieren. Diese Flexibilität wird durch mehrere Anpassungsoptionen unserer Fax2Mail bzw. Webfax-Lösung ermöglicht:
- Direkte Integration in das CRM: Wenn Ihr CRM-System einen Eingangsmechanismus oder „Phaser“ für Dokumente wie Faxe unterstützt, können die Faxe direkt in das CRM gesendet werden.
- API-Zugriff: Zusätzlich zur direkten Integration bietet unsere Lösung die Möglichkeit, Faxe über eine API abzurufen. Dies ermöglicht eine flexible Anbindung an Ihr CRM-System, auch wenn dieses nicht standardmäßig eine direkte Faxintegration unterstützt.
- Nutzung von Automatisierungstools: Für eine einfachere Integration ohne tiefgreifende technische Eingriffe können Sie auch Automatisierungstools wie Microsoft Power Automate, Zapier oder Zoho Flow verwenden. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Workflows zu erstellen, die die eingehenden Faxe automatisch erfassen und in Ihr CRM-System einpflegen, ohne dass eine umfangreiche Programmierung erforderlich ist.
Kann ich Faxe an mehrere E-Mail-Adressen senden?
Ja, es ist möglich, Faxe an mehrere E-Mail-Adressen zu senden. Dafür tragen Sie lediglich im Routing-Modul der Fax2Mail-Funktion die gewünschten E-Mail-Adressen in das Feld „Empfänger“ ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die einzelnen Adressen durch ein Semikolon (;) trennen. Diese Einstellung ermöglicht es, dass alle eingehenden Faxe gleichzeitig an alle spezifizierten Adressen weitergeleitet werden.