Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Die Bedeutung von Telefonkonferenzen

Eine Telefonkonferenz (auch „Telko“ genannt) erlaubt den schnellen, unkomplizierten und persönlichen Austausch mehrerer Gesprächspartner. Mitarbeiter, Kunden oder Partner können Berufliches besprechen, ohne mit großem finanziellem und zeitlichem Aufwand zu einem Meeting anreisen zu müssen.

Voraussetzungen für die Einrichtung, Organisation und Teilnahme an einer Telefonkonferenz sind nur wenige zu erfüllen. Ein normales Telefon oder Smartphone reicht zur Teilnahme und Steuerung der Konferenz aus. Professionelle Lösungen sind besonders leistungsfähig und bieten Ihnen komfortable Funktionen zur Organisation und Steuerung Ihrer Telefonkonferenz. Der folgende Beitrag erklärt Ihnen, was eine Telefonkonferenz ist, wie sie funktioniert und was Sie sonst noch alles wissen sollten, um dieses nützliche Hilfsmittel in Ihrem Arbeitsalltag einzusetzen.

Was ist eine Telefonkonferenz und wie funktioniert sie?

Eine Telefonkonferenz ist eine Zusammenschaltung von mehr als zwei Gesprächsteilnehmern über das Telefonnetz oder eine Telefonanlage. Nehmen nur drei Teilnehmer am gemeinsamen Gespräch teil, wird diese auch als Dreierkonferenz bezeichnet. Bei mehr als drei Teilnehmern spricht man in der Regel von einer Telefonkonferenz.

Die verschiedenen Teilnehmer können sich an beliebigen Orten aufhalten. Die maximale Teilnehmerzahl kann abhängig vom Anbieter begrenzt oder unbegrenzt sein. Zur Teilnahme an der Telko ist ein Festnetztelefon, Mobiltelefon oder sonstiges Telefon wie eine sogenannte Telefonspinne (spezielles Konferenztelefon für mehrere Teilnehmer in einem Raum) notwendig.

Die Anzahl der gleichzeitig an einem Telefon nutzbaren Kanäle ist begrenzt. Über einen analogen Telefonanschluss lässt sich immer nur ein Gespräch führen. ISDN bietet maximal zwei Kanäle. Voice over IP (VoIP) erlaubt je nach Anbieter auch mehr. Um viele Gesprächsteilnehmer in einer Telefonkonferenz zu versammeln, findet das Zusammenschalten der Teilnehmer innerhalb des Telefonnetzes oder der Telefonanlage statt. Auf der Leitung des jeweiligen Teilnehmers ist immer nur ein Gesprächskanal belegt, unabhängig davon, wie viele Teilnehmer es gibt.

Was sind allgemeine Vorteile einer Telefonkonferenz?

Unternehmen nutzen Telkos beispielsweise für ihre interne Kommunikation, für Projektgespräche mit internen und externen Projektbeteiligten oder für sonstige Informations- und Austauschzwecke. Typische Vorteile einer Telefonkonferenz sind:

• Effiziente, standortunabhängige Zusammenarbeit
• Reduzierung der Kosten für Dienstreisen
• Reduzierung des zeitlichen Aufwands für Besprechungen
• Jederzeit und überall nutzbar
• Geringe Anforderungen an die technische Ausstattung, da nur normale Telefone benötigt werden

Neben diesen grundsätzlichen Vorteilen einer Telefonkonferenz bieten professionelle Konferenzlösungen viele nützliche und vorteilhafte Zusatzfunktionen:

• Tools zur einfachen Organisation und zur Einladung der Teilnehmer
• Webbasierte Steuerung von Konferenzen
• Aufnahme der Gespräche
• Auswertungsmöglichkeiten statistischer Daten der Konferenz

Welche Kosten entstehen durch eine Telefonkonferenz?

Was die Kosten für eine Telefonkonferenz angeht, bestehen große Unterschiede. Je nach Anbieter, Lösung und Konfiguration existieren unterschiedliche Abrechnungsmodelle. Bei einigen Anbietern fallen monatliche Gebühren an, bei anderen Anbietern tragen die Teilnehmer oder die Organisatoren über die einzelnen Verbindungsgebühren der Telefonate die Kosten für eine Telko. Weitere Abrechnungsmodelle arbeiten mit Festpreisen oder Flatrates und mit oder ohne Vertragslaufzeiten.

Das Dial-in- und Dial-out-Verfahren

Wie eine Telefonkonferenz initiiert wird, lässt sich grundsätzlich in zwei Verfahren unterscheiden.

Dial-in-Verfahren

Jeder Teilnehmer ruft zur vereinbarten Zeit die ihm mitgeteilte Telefonnummer, auch Einwahlnummer oder Konferenznummer genannt, an. Dem Teilnehmer entstehen eventuell Kosten für die Telefonverbindung. Nach dem Verbindungsaufbau muss sich der Teilnehmer bei geschützten Konferenzen über die ihm ebenfalls mitgeteilte PIN oder ein Passwort authentisieren.

Dial-out-Verfahren

Das Konferenzsystem ruft jeden eingeladenen Teilnehmer zur vereinbarten Zeit an. Dem Teilnehmer entstehen keine Kosten für die Telefonverbindung. Allerdings muss das Telefonkonferenzsystem im Vorfeld alle Telefonnummern der Teilnehmer kennen.

Welche Funktionen hat eine Telefonkonferenz?

Auch wenn unterschiedliche Telefonkonferenz-Anbieter verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Leistungsumfang bereitstellen, sind die grundlegenden Funktionen immer die gleichen.

Die Moderatoren-Rolle

Ein Teilnehmer der Konferenz bekommt die Moderatoren-Rolle zugeteilt und erhält spezielle Funktionen zu Steuerung. Er kann einzelne Teilnehmer zur Telefonkonferenz hinzunehmen oder aus der Konferenz ausschließen. Das temporäre oder prinzipielle Stummschalten von Teilnehmern ist ebenfalls möglich. Der virtuelle Konferenzraum lässt sich durch eine geheime, nur den Konferenzteilnehmern bekannte PIN schützen. So vermeiden Sie, dass Unbefugte sich in eine Telko einwählen und vertrauliche Gespräche mithören. Über individuelle Ansagen werden generelle Informationen zur Telefonkonferenz, beispielsweise bei der Einwahl, mitgeteilt.

Weitere Funktionen einer Telefonkonferenz

In vielen Lösungen stehen weitere Leistungsmerkmale zur Verfügung. Diese sorgen für eine noch komfortablere und professionellere Durchführung der Telefonkonferenz. So bieten einige Systeme für Teilnehmer aus dem Ausland internationale Einwahlnummern. Diese lokalen Rufnummern senken die Telefonkosten, da keine internationalen Telefonverbindungen aufgebaut werden müssen.

Zur Dokumentation, Nachbearbeitung oder für nicht teilnehmende Mitarbeiter sind Aufnahmefunktionen nützlich. Die komplette Konferenz lässt sich im Nachgang an beliebigen Stellen erneut anhören. Einige Systeme bieten die Möglichkeit, sie zu einer Webkonferenz zu erweitern. In einer Webkonferenz können Sie den Bildschirm des Computers, Präsentationen oder Dokumente für andere Teilnehmer freischalten, um gemeinsam daran zu arbeiten.

Vorteile professioneller Telefonkonferenz-Lösungen

Wenn Sie in Ihrem Geschäftsalltag Telefonkonferenzen nutzen und auf sichere, effiziente und komfortable Konferenzen angewiesen sind, sollten Sie professionelle Business-Lösungen nutzen. Die Zahl der Anbieter ist riesig. Einige finanzieren sich über die anfallenden Telefongebühren, für andere müssen Sie Verträge abschließen oder monatliche Gebühren zahlen. Grundsätzlich können Leistungsumfang und Funktionen der Telefonkonferenz-Lösungen sehr unterschiedlich sein. Bei vielen sind nur die grundlegenden Funktionen vorhanden oder die Zahl der Teilnehmer und Konferenzräume ist stark eingeschränkt.

Anbieter für professionelle Business-Telefonie wie comdesk bieten Ihnen eine hohe Zuverlässigkeit und beste Gesprächsqualität bei nahezu unbegrenzter Teilnehmerzahl. Wichtig ist vielen Unternehmen auch, dass die Telefonkonferenzen auf Servern in Deutschland realisiert werden und ein hohes Maß an Datensicherheit besteht. Weitere Merkmale professioneller Telefonkonferenzlösung sind:

• Eine glasklare Gesprächsqualität unabhängig von der Anzahl der teilnehmenden Personen
• Teilnehmer stumm schalten oder entfernen und Aufnahmen starten per Tastendruck
• Schutz der Konferenzräume per frei wählbarer sechsstelliger PIN

Organisation und Durchführung einer Telefonkonferenz

Nachdem Ihnen nun die grundlegenden Fakten bekannt sind, gehen wir in den folgenden Abschnitten auf die Durchführung einer Telefonkonferenz ein. Sie erfahren, wie Sie einen passenden Anbieter auswählen und wie eine Telko organisiert und durchgeführt wird.

Wahl des richtigen Anbieters und Einrichtung einer Telefonkonferenz

Der erste Schritt, noch bevor Sie eine Telefonkonferenz einrichten, ist den passenden Anbieter zu finden. Definieren Sie hierfür Ihre Anforderungen und beantworten Sie sich Fragen wie:

• Wie oft werden Telefonkonferenzen genutzt?
• Wie viele Teilnehmer oder Konferenzräume werden benötigt?
• Welche Funktionen sind notwendig?

Entsprechend Ihrer Antworten wählen Sie einen geeigneten Anbieter aus. Abhängig davon, für welchen Anbieter Sie sich entschieden haben, müssen Sie sich registrieren oder können sofort auch ohne Registrierung loslegen. Legen Sie den Termin für die Konferenz fest, buchen oder reservieren Sie einen virtuellen Konferenzraum, wählen Sie eine individuelle PIN zum Schutz des Konferenzraums und informieren Sie sich über die verfügbaren Einwahlnummern. Je nach Anbieter stehen Ihnen weitere Funktionen für Ihre Telefonkonferenz zur Verfügung wie das Festlegen eines Moderator-PINs oder die Aufnahme eines individuellen Begrüßungstextes.

Organisation einer Telefonkonferenz

Nachdem die Telefonkonferenz grundsätzlich eingerichtet und ein virtueller Konferenzraum mit PIN reserviert ist, können Sie die Teilnehmer einladen. Beispielsweise versenden Sie hierfür eine E-Mail an alle Teilnehmenden, die das Thema, den Telko-Termin und die zur Einwahl notwendigen weiteren Informationen wie Einwahlnummer und PIN beinhaltet.

Professionelle Lösungen bieten Ihnen hilfreiche Tools zur Organisation einer Telefonkonferenz. So steht ein intelligentes Einladungstool mit Weboberfläche für Sie zur Verfügung. Es versendet alle notwendigen Informationen an die eingeladenen Teilnehmer und fügt einen Anhang für das einfache Eintragen des Termins in deren Kalender hinzu. Sie erhalten automatisch die Zu- oder Absagen und sehen, wer an der Konferenz teilnehmen wird. Die einzelnen Teilnehmer können sich auf Wunsch an den Termin erinnern lassen. Verändern Sie den Termin der Telefonkonferenz oder wird die Telko abgesagt, werden alle Teilnehmer automatisch darüber informiert.

Teilnahme an einer Telefonkonferenz

Für die Teilnahme an einer Telefonkonferenz benötigen Sie nur ein Telefon. Sie können ein einfaches analoges Telefon, ein ISDN-Telefon, ein Handy, ein Smartphone, ein Tablet mit Telefonfunktion, ein VoIP-Telefon oder ein Softphone am PC nutzen. Sollen mehrere Personen in einem Besprechungsraum über ein einziges Telefon der Konferenz zugeschaltet werden, empfiehlt sich die Nutzung eines Konferenztelefons, auch Telefonspinne genannt. Wählen Sie zur Teilnahme an der Telko zum angegebenen Termin die mitgeteilte Einwahlnummer und geben Sie anschließend nach Aufforderung den PIN-Code ein. Sie sind nun der Konferenz zugeschaltet und können sich mit den anderen Teilnehmern austauschen.

Steuerung einer Telefonkonferenz

Eine besondere Rolle kommt dem Moderator der Telefonkonferenz zu. Er steuert die Telko und sieht beispielsweise die Anzahl der Teilnehmer, ihre Telefonnummern oder ihren Status. Abhängig von der Software-Lösung findet die Steuerung direkt über die Tastatur des Moderator-Telefons oder über eine Administrationsoberfläche am PC statt. Die Steuerungsfunktionen lassen sich komfortabel in Echtzeit bedienen: Ob per Mausklick einzelne Teilnehmer stummschalten oder einem Teilnehmer das Wort erteilen. Der Moderator kann auch sich selbst stumm oder hörbar schalten. Weitere Steuerungsmöglichkeiten sind:

• Öffnen oder Schließen des virtuellen Konferenzraums
• Starten und Stoppen der Aufnahme der Gespräche
• Andere stumm oder hörbar schalten
• Konferenz beenden

Fazit: Telefonkonferenzen bringen Menschen zusammen

Telefonkonferenzen sind ein einfacher, effizienter Weg, Menschen zusammenzubringen, unabhängig von Ort und Zeit. Sie sparen Aufwand, Kosten und ermöglichen direkte Abstimmung im Arbeitsalltag. Mit professionellen Lösungen wird aus jedem Gespräch ein produktiver Austausch.

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