Mit guten Telefonansagen Vertrauen schaffen

1. Intro- & Begrüßungs-Ansagen

Mit einer freundlichen professionellen Begrüßungsansage heißen Sie Anrufer willkommen und schaffen Vertrauen ab der ersten Sekunde. Hier einige Beispiele für gelungene Begrüßungen:

Herzlich Willkommen bei der „Name der Firma“. Sie werden jetzt zu einem Mitarbeiter durchgestellt. Halten Sie bitte – falls vorhanden – Ihre Kundennummer bereit. Vielen Dank!

Willkommen und vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten und unserem Unternehmen. Es steht sofort ein Mitarbeiter für Sie zur Verfügung, um Ihnen alle Fragen zu beantworten. Legen Sie bitte nicht auf, Sie werden gleich verbunden. Vielen Dank.

Variationen & Verwendung

• Tageszeitabhängige Begrüßung
  (Guten Morgen …, guten Tag … usw.)
• Name des Mitarbeiters, zu dem verbunden wird
  (… Sie werden jetzt mit Herrn Mustermann verbunden)
• Feiertagslistenabhängig
  (Weihnachtlicher Begrüßungstext und Musik)
• Anruferlistenabhängig
  (Wir begrüßen Sie bei unserem Premium-Kunden Service)
• Ursprungsabhängig
  (Da Sie von Düsseldorf aus anrufen, verbinden wir Sie mit einem Mitarbeiter in Ihrer Nähe.)
• Verfügbarkeitsabhängig
  (z.B. Außerhalb der Geschäftszeiten, Mailbox, wenn besetzt usw.)
• Dienstabhängig
  (z.B. IVR-Menü, Callback, Telefonkonferenz usw.)
• Tarifansagen oder Prepaid
• Mehrsprachige Ansagen, abhängig von Ursprungsland und/oder angewählter Rufnummer
  

2. Warte-Ansagen

Ein professioneller Anrufbeantworter mit Ansage stellt sicher, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten gut betreut sind. Anrufbeantworter-Ansagen für die Firma sollten klar und informativ sein:

Bitte haben Sie einen Augenblick Geduld, wir sind gleich für Sie da. Als zuverlässige Dienstleister stehen wir Ihnen gern jederzeit zur Verfügung. Besuchen Sie uns auch unter „www.Ihre-Internetadresse.de“.

Einen kurzen Augenblick Geduld bitte, der nächste freie Mitarbeiter steht Ihnen gleich zur Verfügung / Sie werden gleich verbunden / der nächste verfügbare Mitarbeiter ist bereits für Sie reserviert.

Variationen & Verwendung

• Informationen zu Produkten oder anderen Dingen
• Nennung von Abteilung oder Namen
• Hinweise zu benötigten Informationen
• Tageszeitabhängige Warteansagen
• Warteansage mit Positionsansage
• Warteansage mit voraussichtlicher Wartedauer
• Warteschleifen (auch unterbrechbar)
• Music on hold (MoH)
• Wartemusik
• Vermittlungsansage

3. Anrufbeantworter-Ansagen und Mailbox-Ansagen für Firmen

Ein professioneller Anrufbeantworter mit Ansage stellt sicher, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten gut betreut sind. Anrufbeantworter-Ansagen für die Firma sollten klar und informativ sein:

Willkommen bei der Ihrer „Name der Firma“. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Diese sind montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr. Sie können uns jedoch eine Nachricht hinterlassen, wir rufen Sie gerne zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf.

Zurzeit sind alle unsere Mitarbeiter im Gespräch. Ihr Anliegen ist uns wichtig. Deshalb hinterlassen Sie uns bitte Ihren Namen, Rückrufnummer und Ihr Anliegen nach dem Signalton. Ein Mitarbeiter wird Sie in Kürze zurückrufen. Vielen Dank.

Herzlich willkommen bei der Ihrer „Name der Firma“. Wir nutzen die Feiertage, um neue Kraft zu tanken und sind ab dem XX.XX gerne wieder wie gewohnt persönlich für Sie da. Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie schöne Feiertage und einen guten Start in das neue Jahr. Vielen Dank für Ihren Anruf.

Variationen & Verwendung

• Mailbox / Voicemail
• Bitte, eine Nachricht zu hinterlassen
• Info, dass derzeit niemand zu erreichen ist
• Info über Öffnungs- oder Supportzeiten
• Info über Feiertage
• Automatischen Rückruf anbieten
• Interaktion per Tastendruck anfordern
• Aufspielservice für Ihre mobile Mailbox

4. Telefonkonferenzen & Rückruf-Ansagen: Begrüßung und Benutzerführung

Für Konferenzen oder Rückrufservices ist eine professionelle Telefonansage hilfreich, um Anrufer klar zu führen und zu informieren. Beispiele für eine einladende Ansage:

Willkommen im Telefonkonferenz-System der „Name der Firma“. Bitte geben Sie nun die Ihnen mitgeteilte, 6-stellige Raumnummer über Ihre Telefontastatur ein.
+
Vielen Dank! Sie werden nun in den von Ihnen gewählten Raum geleitet.

Guten Tag und herzlich willkommen! Sie haben auf unserer Homepage um einen kostenlosen Rückruf gebeten. Wir freuen uns über Ihr Interesse und verbinden Sie nun mit einem unserer Mitarbeiter.

Variationen & Verwendung

• Begrüßung vor Konferenzen
• Einleitung bei Callback
• Anleitungen
• Benutzerführung

5. IVR-Menü & Spezial-Ansagen: Interaktivität für Anrufer

Ein IVR-Menü (Interactive Voice Response) ist ideal, um Anrufer gezielt an die richtige Stelle zu leiten. Eine klare professionelle Bandansage in diesem Bereich führt die Anrufer Schritt für Schritt durch die Auswahl.

Herzlich willkommen bei Ihrer „Name der Firma“. Bitte wählen Sie einen der folgenden Themenbereiche aus, um sich mit der gewünschten Abteilung verbinden zu lassen. Drücken Sie die Taste eins für die Buchhaltung, mit der Taste zwei gelangen Sie zum Support oder Sie drücken die Taste drei, wenn Sie allgemeine Informationen wünschen. Wenn Sie die Auswahlmöglichkeiten noch einmal hören möchten, drücken Sie bitte die neun.
+
Vielen Dank, wir verbinden Sie nun mit der Buchhaltung.
oder
Bitte tätigen Sie eine Eingabe.

Herzlichen willkommen bei Ihrer „Name der Firma“. Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider haben Sie nicht gewonnen, bitte versuchen Sie es noch einmal. Wir wünschen Ihnen viel Glück!
+
Willkommen bei Ihrer „Name der Firma“. Herzlichen Glückwunsch – Sie haben gewonnen! Bitte legen Sie nicht auf, wir verbinden Sie gleich mit einem Mitarbeiter, um Ihre Daten aufzunehmen.

Variationen & Verwendung

• Zum Angebot passende Ansagen
• Durchgängige Benutzerführung
• Gleichbleibende Stimme durch alle Ebenen
• Störungsmeldungen (z.B. Energieversorger)
• IVR-Menü
• Info über Aufnahme zur Qualitätssicherung
• Whispering-Ansagen
• Gewinnspiele
• PIN-Abfrage
• Gutschein-Abfrage

6. Tarif- & Prepaid-Ansagen für transparentes Kundenerlebnis

Für Unternehmen, die mit Tarifen und Prepaid-Guthaben arbeiten, bieten Tarifansagen Transparenz. Professionelle Ansagen zu Tarifen geben Auskunft über Kosten und Guthaben:

Dieser Anruf kostet nach dem Signalton X Cent pro Minute aus dem deutschen Festnetz.
+
Diese Ansage war für Sie kostenlos.
Ihr Guthaben beträgt X Euro.
oder
Ihr Guthaben ist fast verbraucht – bitte laden Sie Ihr Prepaid-Konto auf.

Variationen & Verwendung

• Infoansage
• Individuelle Tarifansagen, die passen
• Frei definierbare Tarife
• Infos zu aktuellem Guthaben
• Rechtzeitige Info über knapp werdendes Guthaben

7. Mehrsprachige Telefonansagen

Für international agierende Unternehmen sind mehrsprachige Ansagen ein Muss, um Anrufer aus verschiedenen Ländern angemessen anzusprechen. Mehrsprachige professionelle Telefonansagen zeigen Weltoffenheit und Kundenorientierung.

Europa wächst zusammen! Wenn Ihr Unternehmen zu denen zählt, die Ihre Waren und Dienstleistungen auch in Ländern anbieten, die nicht deutschsprachig sind, besteht mit mehrsprachigen Ansagen die Chance, sich all seinen Kunden und Interessenten als modernes, weltoffenes und kundenorientiertes Unternehmen zu präsentieren.

Dazu wird nicht mehr benötigt als einige wenige, mehrsprachige Ansagen und eine intelligente Routingoberfläche – wie beispielsweise unser Serviceportal – über die die unterschiedlichsten Ansagen eingebunden und automatisch, bedarfsabhängig gesteuert werden können.

Variationen & Verwendung

• Abhängig von dem Land aus dem angerufen wird
• Abhängig von der angewählten Rufnummer
• Abhängig von der Auswahl über Tastatur
• Alle Anrufer angemessen ansprechen
• Weltoffene Unternehmenspräsentation

8. Musik für Telefonansagen

Die richtige Hintergrundmusik bei Telefonansagen kann die Stimmung positiv beeinflussen. Sie können GEMA-freie Musik verwenden oder sich für aktuelle Chart-Hits entscheiden. Musik gibt Ihrer Unternehmenspräsentation eine persönliche Note und unterstützt Ihre professionelle Telefonansage. Die Hintergrundmusik sollte angenehm und passend zu jeder Situation sein

Variationen & Verwendung

• Der Tageszeit angepasst – von schnell bis chillig
• Durchgängig durch alle Ansagen-Arten
• Soundlogo Ihres Unternehmens
• GEMA-pflichtig
• GEMA-frei
• Aktuelle Lieder aus den Charts
• Jingles

comdesk: Alle Ansage-Variationen und mehr für Ihre Telefonanlage

Mit den Lösungen von comdesk gestalten Sie professionelle Telefonansagen inklusive Anrufbeantworter- und mehrsprachigen Ansagen flexibel und ohne eigene Hardware. Alles wird bequem über das webbasierte Serviceportal gesteuert.

Ihre Vorteile mit comdesk:

Sie entscheiden selbst, welche Ansagen wann und in welcher Situation abgespielt werden. Unsere Systeme übernehmen die automatische Wiedergabe nach Ihren Vorgaben. Bestehende Ansagen können problemlos weiter genutzt werden. Auf Wunsch spielen wir Ihre Mailboxansagen auch auf mobile Mailboxen.

Alles über eine Oberfläche:

Alle Ansagen lassen sich zentral im Serviceportal verwalten: hochladen, organisieren, einrichten und steuern und das vollständig integriert in Ihre Cloud-Telefonie.

Variationen & Verwendung

• Keine eigene Hardware oder Technik erforderlich
• Sehr hohe Audioqualität
• Unterstützung gängiger Audioformate
• Kompatibel zu Drittanbietern
• Intelligente und automatische Steuerung
• Integrierte Ansagenverwaltung mit Upload
• Zeitgesteuerte Ansagen
• Datumsgesteuerte Ansagen
• Anruferabhängige Ansagen
• Rufnummerabhängige Ansagen
• Ursprungsabhängige Ansagen
• Zielabhängige Ansagen
• Listenabhängige Ansagen
• Ereignisabhängige Ansagen
• Guthabenabhängige Ansagen
• Eigene Tarifansagen