Von Zeit zu Zeit ist es auch im Bereich des Kundenservice sinnvoll, die eingesetzte Telefonanlage auf Herz und Nieren zu prüfen und sie einer Bewährungsprobe zu unterziehen. Wir zeigen Ihnen in fünf Schritten, wie Sie Ihre Cloud-Telefonanlage durchchecken und optimieren können.
Die wichtigsten Themen auf einen Blick
Feiertage des neuen Jahres vorausplanen
Ist Ihr Unternehmen zu Feiertagen erreichbar? Und was passiert, wenn es nicht so ist?
Zu Beginn eines neuen Jahres stehen erst einmal kaum Feiertage an, weshalb das Thema oft in Vergessenheit gerät. Dies ändert sich allerdings ab Ostern! Zu dieser Zeit folgen mehrere Feiertage kurz hintereinander. Um hier nicht überrascht zu werden, ist es sinnvoll, sich frühzeitig Gedanken über die telefonische Erreichbarkeit an diesen Tagen zu machen.
Stellen Sie sich im Vorfeld deshalb die folgenden Fragen: An welchen Feiertagen wollen Sie für Ihre Kunden erreichbar sein und an welchen nicht? Zu welchen Uhrzeiten wollen Sie an den jeweiligen Feiertagen erreichbar sein? Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, um das erwartete Anrufvolumen zu bewältigen? Oder sollen die Anrufe im Falle auf eine Abspannansage oder Mailbox geroutet werden? Benötigen Sie ggf. neue Ansagen oder können bestehende wiederverwendet werden?
Konfiguration der Cloud-Telefonanlage prüfen
Kommen wir nun zum Entrümpeln der Telefonanlage. Um Ihr Geschäft weiterhin effizient unterstützen zu können, sollten Sie die Konfiguration Ihrer Cloud-Telefonanlage optimieren und stets möglichst aktuell und schlank halten. Löschen Sie deshalb nicht mehr benötigten Bestandteilen Ihrer Konfiguration! Dies fördert die Übersichtlichkeit, sodass Zusammenhänge besser überblickt und etwaige Anpassungen schneller durchgeführt werden können.
Stellen Sie sich deshalb die folgenden Fragen:
- Sind die angelegten VoIP Endpunkte/Agenten noch aktuell oder hat sich Ihre Mitarbeiterstruktur verändert?
- Sind die Durchwahlen aller Mitarbeiter noch aktuell?
- Sind die Zugehörigkeiten der Mitarbeiter zu den Zielgruppen noch aktuell?
- Werden alle eingebundenen Rufnummern noch weiterhin verwendet?
- Passen die für Klingeldauer, Wartedauer, Nachbearbeitung, usw. festgelegten Zeiten oder sind hier Anpassungen sinnvoll?
Gerne unterstützen wir Sie hier bei Bedarf! Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular oder sprechen Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner an. Wir helfen Ihnen schnellstmöglich weiter.
Übrigens: Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, ist es sinnvoll, deren Agenten nicht sofort zu löschen. Sperren Sie sie zunächst kennzeichnen Sie sie mit „OFF_Name“. So gehen deren Anrufdaten nicht direkt verloren und können in statistischen Auswertungen mitberücksichtigt werden.
Verantwortungsbereiche im Kundenservice klären
Für einen reibungslosen Betrieb Ihrer Telefonanlage ist es außerdem wichtig, dass die Zuständigkeiten in Ihrem Kundenservice klar verteilt sind. Es lohnt sich also, dies zu prüfen und ggf. neu zu strukturieren.
Stellen Sie sich deshalb die folgenden Fragen:
Wer trägt in Ihrem Kundenservice die Verantwortung für einzelne Bereiche und die Cloud-Telefonanlage? Ist die Team-Struktur noch aktuell oder hat sich diese im Laufe des letzten Jahrs verändert?
Übrigens: Zur Umsetzung technischer Themen benötigen wir häufig den Kontakt zu Ihrer IT-Abteilung. Es ist also sinnvoll, auch hier einen Ansprechpartner zu definieren, der über die technischen Details Ihrer Telefonanlage informiert ist.
Kompetenzen nachschulen
Die Performance Ihrer Cloud-Telefonanlage hängt auch von den Kompetenzen der dafür zuständigen Mitarbeiter ab. Es ist also sinnvoll, zum Umgang mit unserer Plattform notwendiges Hintergrundwissen von Zeit zu Zeit aufzufrischen, bzw. neue Administratoren generell umfangreich zu schulen.
Stellen Sie sich deshalb die folgenden Fragen
Ist im letzten Jahr neues Personal hinzugekommen oder hat sich Ihre Team-Struktur geändert? Benötigen bestehende Mitarbeiter eine Auffrischung in einzelnen Bereichen?
Gerne schulen wir Ihre Mitarbeiter bei Bedarf in den notwendigen Bereichen! Kontaktieren Sie dies-bezüglich einfach Ihren persönlichen Ansprechpartner und wir vereinbaren einen Termin.
Übrigens: Generell ist es sinnvoll, das Wissen über Ihre Cloud Telefonanlage auf mehrere Administratoren zu verteilen. So wird Ihre Handlungsfähigkeit bei aktuellen Themen auch in Abwesenheit des Hauptverantwortlichen gewährleistet. Es lohnt sich also auch weitere Mitarbeiter in einzelnen Bereichen zu schulen, ohne dass Änderungen in Ihrer Team-Struktur stattgefunden haben.
Optimierungspotentiale nutzen
Der Anfang eines neuen Kalenderjahres wird häufig genutzt, um die Ausrichtung Ihres Unternehmens für das kommende Jahr zu planen und Zielsetzungen zu definieren. Diese haben häufig einen direkten Einfluss auf Ihren Kundenservice. Darauf aufbauend können Sie Ihre Cloud-Telefonanlage optimieren.
Stellen Sie sich deshalb die folgenden Fragen:
Welche Zielsetzungen wurden für das kommende Jahr definiert? Sind hiervon Bereiche des Kundenservices betroffen? Welche Änderungen/Optimierungs-potentiale ergeben sich daraus für Ihre Telefonanlage?
Kontaktieren Sie diesbezüglich Ihren persönlichen Ansprechpartner und besprechen Sie Ihre Pläne frühzeitig mit uns! Gerne beraten wir Sie mit unserer langjährigen Erfahrung und unterstützen bei der Umsetzung.
Übrigens: Auf unserer Website informieren wir regelmäßig über neue Features und technische Möglichkeiten. Schauen Sie hier gerne regelmäßig vorbei und informieren Sie sich über mögliche Optimierungspotentiale. Ist ein Feature für Sie interessant, können wir eine mögliche Implementierung gerne zusammen besprechen!
Informieren Sie sich über die comdesk Cloud Telefonanlage, wenn Sie Ihre Unternehmenstelefonie endlich intuitiv verwalten wollen und moderne Technologie für Ihren Sales & Service nutzen möchten!
